Vous partez en vacances et vous voulez laisser toutes les choses en ordre au bureau ? Commencez par le paramétrage de votre message d’absence sur votre courrier électronique professionnel. Pour vous faire gagner du temps, l’outil Viaduc vous propose désormais une fonction pour configurer ce type d’e-mail.
Le message d’absence est un email automatique à destination de toutes les personnes qui essaient de prendre contact avec vous pendant vos vacances. Ce message les informe de la durée de votre absence et leur communique les personnes à contacter en cas d’urgence.
Selon la nature des demandes, vous pouvez leur communiquer le nom et les coordonnées d’un collègue, du Service Technique ou du secrétariat de votre société. Pour chaque personne de contact précisez son nom, sa fonction, son e-mail et éventuellement son numéro de téléphone. Ainsi, montrez votre intérêt à vos clients et partenaires et plus d’attention vis-à-vis de leurs dossiers.
Habituellement, à votre retour, vous deviez désactiver ce message d’absence. Avec la solution Viaduc ce n’est pas nécessaire. Lorsque vous paramétrez un message d’absence sur Viaduc, vous devez renseigner la date du retour, à partir de laquelle le message ne sera plus diffusé.
Les étapes du paramétrage
Si vous avez créé votre site Internet avec l’éditeur Viaduc, le paramétrage de votre message d’absence est très simple. Vous devez vous connecter à votre compte client et vous rendre dans la rubrique « Gérer les e-mails ». Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur votre adresse e-mail et activer un message d’absence. Pour activer le message d’absence, cliquer sur « Activer » dans le paragraphe « répondeur automatique ».
Une fois le message d’absence configuré, il ne vous reste plus qu’à rédiger le texte de l’e-mail et à renseigner la période d’absence du bureau.
Exemple de message d’absence
Dans la rédaction de votre message d’absence, soyez clair et concis. Le ton du message doit être sérieux, afin de montrer votre intérêt vis-à-vis des demandes de vos clients. Ça vous permettra de gagner en confiance et laisser une bonne image de votre société.
Voici quelques exemples de message d’absence :
« Je serai en vacances jusqu’au [date]. Pendant mon absence, pour toute question relative à mes dossiers, vous pouvez communiquer avec Monsieur/ Madame [Nom] à [e-mail]. Je lirai votre message à mon retour, le lundi [date]. »
« Je serai de retour le [date]. En cas d’urgence, je vous invite à communiquer avec le secrétariat à [e-mail]. »
« Je suis en vacances du [date] au [date]. Pendant cette période, pour toute question relative à mes dossiers, vous pouvez communiquer le Service Technique à l’adresse suivante : [e-mail]. »
Si vous êtes en congés pour une période indéterminée, précisez-le. Terminez votre message par « Merci de votre collaboration », « Cordialement » ou « À bientôt », suivi par votre signature.
